Com todas as alterações anunciadas nas últimas semanas no eSocial e evidências de que logo será lançado o “Novo eSocial”, muitas empresas estão em dúvida sobre se devem continuar a cumprir as exigências do sistema e entregar as obrigações acessórias impostas pela legislação atual.
Em fases de transição é fácil acreditar que obrigações podem deixar de ser cumpridas sem penalização. Mas não se engane. A desobediência às atuais exigências e prazos do eSocial podem ser alvo de autuações e multas pelos próximos 5 anos.
Nesse cenário, fazer auditoria eSocial e EFD-Reinf se tornou ainda mais importante para proteger sua empresa. Já é oficial que o eSocial será substituído, mas é preciso lembrar que ele não foi suspenso. E enquanto isso não acontecer, empregadores de todos os Grupos precisam estar atentos às suas obrigações com o sistema e cumprir o cronograma atualizado.
Neste artigo nós mostramos a você porque é fundamental continuar a organizar Departamento Pessoal, RH, Contábil e Fiscal da sua empresa para estar preparado para o “Novo eSocial” e não correr riscos de autuações no futuro. Continue a leitura!
Os objetivos da auditoria eSocial e EFD-REINF
De forma geral, auditorias objetivam encontrar erros e falhas em uma atividade ou operação, para que eles sejam corrigidos. Com a auditoria eSocial/EFD-Reinf não é diferente: auditar os dados requeridos em cada obrigação acessória antes de sua transmissão permite corrigir inconsistências, evitando que informações erradas ou faltantes cheguem ao Governo.
Em períodos de alterações, em que não se sabe ao certo quais regras obedecer, é importante identificar o que terá validade, mesmo em meios às mudanças. Na auditoria eSocial e EFD-Reinf, o que terá valor jurídico e deve ser observado, no exercício 2018/2019, são as Instruções Normativas (INs). Em especial:
IN RFB N° 1701/2017 (alterada pela IN RFB N° 1900/2019)
Instrução Normativa que institui a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).
IN RFB N° 1787/2018 (Alterada pela in rfb n° 1884/2019)
IN que dispõe sobre a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de outras entidades e fundos (DCTFWeb).
IN RFB N° 971/2009 (alterada pela IN RFB N° 1867/2019)
Instrução Normativa que dispõe sobre normas gerais de tributação previdenciária e de arrecadação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social e as destinadas a outras entidades ou fundos, administradas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), que trata da fiscalização e da arrecadação.
Vale lembrar que uma auditoria eSocial/ EFD-Reinf, se feita corretamente, garante:
- a prevenção de multas e autuações
- a redução das fiscalizações
- a redução das reclamatórias trabalhistas.
As tecnologias que têm tornado a fiscalização às empresas mais eficaz
As alterações que visam à modernização e à simplificação do eSocial, que vão culminar na implantação do “Novo eSocial”, passaram a alguns donos de empresas e gestores de RH e DP a impressão de que, com o novo sistema, a fiscalização será mais branda e os riscos de autuações diminuirá.
Mas não se engane! O Governo Federal usa os sistemas eletrônico, o T-Rex e Harpia, que expõem os contribuintes à fiscalização mais rigorosa e aumenta o risco de penalidades, mesmo com a substituição da atual versão do eSocial.
T-Rex
O T-Rex é um supercomputador utilizado pela Receita Federal para processar as informações dos contribuintes e cruzar dados de entrada e saída de dinheiro nas empresa, o que ajuda a reconhecer sonegações.
Harpia
Já o Harpia, sistema desenvolvido pelo ITA e pela Unicamp, é uma inteligência artificial que aprende o comportamento dos contribuintes, identificando inconsistências e detectando indícios de irregularidades, mostrando à Receita Federal quais empresas precisam ser observadas e fiscalizadas.
Os pontos que estão na mira da Receita Federal
Mesmo com a fase de simplificação e substituição do eSocial pelo Novo eSocial, a Receita Federal já identificou pontos que colocam empresas sob sua mira. Para que você se prepare, listamos seis desses pontos abaixo:
1. Falso simples
Empresas que omitem receita ou que se declaram SIMPLES de forma equivocada, porque têm uma atividade que não se enquadra no SIMPLES Nacional.
2. Remuneração sem contabilização
Pagamentos feitos pelo financeiro, mas que não são contabilizados na folha de pagamento da empresa estão na mira da Receita.
3. Distribuição disfarçada de lucro
Para não ser alvo de fiscalizações da RFB é preciso verificar com o financeiro da empresa se há valores sendo distribuídos que não devem ser considerados distribuição de lucro, o que é ilegal.
4. Utilização de crédito
Pedidos de compensação de créditos indevidos — aqueles que ainda não foram reconhecidos pelos órgãos competentes ou não tiveram retificação das GFIPs — são ilegais e se identificados, geram penalidade para a empresa.
5. Omissão de elementos na folha
Pagamentos feitos à pessoa física “por fora”, sem tributação trabalhista e previdenciária, como aqueles que acontecem em contratos de CLT flex, por exemplo, se enquadram neste ponto e podem gerar autuações à empresa.
6. Omissão dos riscos
A omissão de riscos da atividade realizada ao trabalhador ou ao eSocial, por meio de declaração no LTCAT e no PPRA, que possibilitam o não pagamento de aposentadoria especial, também é motivo para fiscalização e atuações ao empregador.
Como preparar os profissionais do DP e do RH para atender completamente às exigências do Novo eSocial e do EFD-Reinf
Estar atento à legislação vigente é fundamental para evitar fiscalizações e autuações. Por isso, mesmo em meio às alterações das obrigatoriedades do eSocial, é muito importante estar preparado para auditar os dados transmitidos aos Órgãos do Governo.
Nesse período de mudanças e incertezas, continuar a treinar e capacitar os profissionais das áreas que lidam no dia a dia com o eSocial e todos os sistemas disponibilizados pelo Governo para colher e fiscalizar as informações das empresas é a melhor opção para se proteger de multas futuras.
Ao invés de ficar esperando as ações do Governo e a implantação do Novo eSocial, mantenha-se organizando seu RH, DP, Fiscal e Contábil. Assim, você não terá maiores dificuldades para atender a nenhuma nova exigência acessória, pois estará seguindo corretamente toda a legislação vigente.
Se todas as notícias sobre alterações no eSocial estão deixando sua empresa insegura sobre como manter suas obrigações com o Governo e a Receita em dia, contar com a ajuda de um especialista é um investimento que vale a pena. Entre em contato conosco e conheça nosso serviço de auditoria eSocial e EDF-Reinf.