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Tudo que você precisa saber sobre a RAIS ano-base 2020

O eSocial tem sido um desafio para os profissionais de DP, porém quando estiver com todas as fases implantadas corretamente irá facilitar o dia a dia destes profissionais.

Pois um dos objetivos do eSocial é a eliminação de declarações que sempre deram dor de cabeça para estes profissionais.

Uma destas declarações é a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – que é uma obrigação onde são informados todos os empregadores e trabalhadores formais do país.

A RAIS também é fonte de base para estudo sobre a realidade dos trabalhadores brasileiros, pois consta informações sobre seus cargos, quanto ganham e qual o tipo de vínculo que possuem com as empresas. 

Para os trabalhadores a RAIS, inclusive via eSocial, é muito importante,  pois as informações que são declaradas servem de base para os entes responsáveis pelo pagamento do Abono Salarial do PIS/PASEP saberem quem tem direito a receber este benefício.

Assim, os trabalhadores são habilitados para o recebimento do Abono Salarial do PIS/PASEP conforme as informações prestadas pelos seus empregadores no eSocial, no caso do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos (folha de pagamento), ou por meio do GDRAIS, para as demais.

Para fins de pagamento do abono salarial, no caso das empresas eSocial, serão consideradas as informações enviadas até o dia 31 de março de 2021.

Para as demais empresas, o prazo para prestação de informações à RAIS é até o dia 30 de abril de 2021

Prazo de entrega da RAIS ano base 2020

O período para entrega da RAIS de 2020 começou no dia 13 de março de 2021. As empresas terão até o dia 30 de abril de 2021 para enviar as informações de seus empregados por meio do sistema GDRAIS. 

 As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o último dia do prazo.

A entrega da declaração é obrigatória e o atraso na entrega está sujeito a multa conforme previsto no art. 25 da Lei nº 7.998, de 11/01/1990.

Quem está obrigado à declaração da RAIS

 Quase todos os empregadores estão obrigados a entregar a declaração da RAIS, há algumas exceções.

Mesmo nos casos em que não haja contratação de empregados, o repasse de informações deve ser realizado na forma de RAIS negativa (exceto os MEI, dispensados da obrigação desde que não tenham empregados).

São obrigados a entregar a declaração da RAIS:

  • Empresas pertencentes ao  grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial, com ou sem empregados;
  • Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
  • Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
  • Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
  • Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
  • Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
  • Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
  • Condomínios e sociedades civis;
  • Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
  • Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

ATENÇÃO! Existem algumas particularidades que devem ser observadas:

  • O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI/CNO/CAEPF, conforme parágrafo único do art. 2º do Decreto nº 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores, pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
  • O estabelecimento inscrito no Cadastro Específico no INSS (CEI/CNO, que não possui empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está dispensado de declarar a RAIS Negativa.
  • A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. 
  • No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
  • Estabelecimento/Entidade inscrito no CNPJ e no CEI/CNO/CAEPF deve apresentar a declaração da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI/CNO/CAEPF as informações devem ser declarados no CEI/CNO/CAEPF e se for pelo CNPJ as informações devem ser declaradas no CNPJ. 
  • No caso da declaração ser prestada no CEI/CNO/CAEPF (produtor rural, cartório extrajudicial, etc), deve haver também a declaração da RAIS Negativa do CNPJ.
  • Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
  • Para as empresas compreendidas nos grupos 1 e 2 de obrigados ao eSocial, o cumprimento da obrigação do art. 24 da lei 7.998/90 combinada com o Decreto 76.900/75 se dá exclusivamente pela transmissão das informações ao eSocial, nos termos da Portaria 1.127/19. 

A declaração da RAIS ano-base 2020, por meio do GDRAIS, por empresas compreendidas nos grupos 1 e 2 de obrigados ao eSocial, não tem qualquer valor legal, inclusive para fins de habilitação de trabalhadores ao recebimento do abono salarial.

Como enviar a RAIS

No momento de gerar as informações para transmitir para a RAIS é necessário estar atento em qual situação o estabelecimento está enquadrado: se não teve vínculos empregatícios no ano base, se teve vínculos empregatícios e se houve encerramento das atividades.

1- Declaração de estabelecimento SEM vínculos empregatícios no ano-base

Para preencher e enviar a declaração de estabelecimento sem empregados deverá ser utilizado o formulário próprio de Declaração de RAIS Negativa Web.

2 – Declaração de estabelecimento COM vínculos empregatícios no ano-base

O estabelecimento com empregados, no ano-base, deverá utilizar obrigatoriamente o Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS2020) para declarar e fazer a transmissão pela internet. O download  do programa GDRAIS2020 deve ser feito no site http://www.rais.gov.br 

O estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado deve gerar o arquivo.txt da folha de pagamento para importar para o programa GDRAIS2020. Em seguida, deve executar a opção “Analisador” do GDRAIS2020, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.

A entrega da declaração da RAIS deverá ser feita somente via Internet.

3- Encerramento de atividades

Se houver encerramento das atividades no decorrer de 2021, o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS 2020 e informar no campo data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados. A RAIS do ano-base 2020 também deverá ser declarada, caso ainda não tenha sido entregue.
Observação: no caso de entrega antecipada da declaração da RAIS de 2021, é necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base 2020.

Substituição da RAIS pelo eSocial

A partir do ano-base 2019, empresas que fazem parte do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos (folha de pagamento) ao eSocial tiveram a obrigação de declaração via RAIS substituída, conforme Portaria SEPRT Nº 1.127/2019.

O cumprimento da obrigação relativa à RAIS ano-base 2020, bem como eventuais alterações relativas ao ano-base 2019 por estas empresas se dá por meio do envio de informações ao eSocial.

A partir deste ano, os programas GDRAIS e GDRAIS GENÉRICO serão bloqueados para empresas que fazem parte do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos (folha de pagamento) ao eSocial.

Certificação Digital

Todos os estabelecimentos ou arquivos que possuem 10 ou mais vínculos empregatícios deverão transmitir a declaração RAIS ano-base 2020, utilizando um certificado digital válido padrão ICP Brasil. A obrigatoriedade também inclui os órgãos da Administração Pública.

Para os demais estabelecimentos que não se enquadrarem nessa obrigatoriedade, a utilização da certificação digital continuará facultativa.

Para a transmissão de declaração da RAIS de exercícios anteriores, geradas pelo GDRAIS GENÉRICO, com um ou mais empregados, será obrigatório a utilização de certificado digital, inclusive para os órgãos da Administração Pública.

Como comprovar a entrega da Declaração da RAIS

Ao finalizar a entrega da declaração pode-se imprimir o Protocolo de Entrega através do próprio programa GDRAIS 2020.

Para imprimir o Protocolo de Entrega é preciso indicar o local em que o arquivo foi originalmente gravado no disco rígido do seu computador.

Como obter o Recibo de Entrega da RAIS

O recibo estará disponível para impressão 5 dias úteis após a entrega da declaração, e deverá ser impresso utilizando a opção de menu Impressão de Recibo de entrega, no site da RAIS.
Atenção! Preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que juntamente com a inscrição CNPJ/CEI/CNO/CAEPF, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado/CNO.

Mudanças na RAIS ano-base 2020

1- Inclusão dos campos matrícula e categoria

A partir do ano-base 2020 foram incluídos os campos matrícula e categoria nas informações relativas à admissão.

O preenchimento desses campos é OPCIONAL e deve seguir as orientações constantes no Manual de Orientação da RAIS ano-base 2020.

2- Campo Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS

Para os trabalhadores que não possuem CTPS no formato físico (apenas CTPS digital), o campo deve ser preenchido com o CPF do trabalhador, conforme orientações do Manual. Para os demais trabalhadores, permanece a obrigatoriedade de preenchimento com o número de registro da CTPS do empregado. Os empregadores que já enviaram as declarações não precisam corrigir ou enviar novamente.

Multas por atraso e omissões no envio da RAIS

A falta de informações, ou informações prestadas com erros ou omissões no eSocial ou GDRAIS é passível de penalidades (art. 25 da Lei nº 7.998/1990). Além de impedir o recebimento do Abono Salarial do PIS/PASEP por seus trabalhadores. 

Por isso, os empregadores devem ficar atentos aos prazos e se certificarem de que estão em dia com suas obrigações legais.

As empresas que não transmitirem a declaração no prazo terão de pagar multa a partir de R$ 425,64, que devem ser somados de R$ 106,40 por bimestre de atraso até que seja feita a entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

Se a multa for decorrente da lavratura de auto de infração, o valor a ser pago será acrescido de percentuais em relação ao valor máximo, a critério da autoridade julgadora, da seguinte forma:

  • Empresas com 0 a 25 empregados – acréscimo de 0% a 4%;
  • empresas com 26 a 50 empregados – acréscimo de 5% a 8%;
  • empresas com 51 a 100 empregados – acréscimo de 9% a 12%;
  • empresas com 101 a 500 empregados – acréscimo de 13% a 16%; e
  • empresas com mais de 500 empregados – acréscimo de 17% a 20%.

O declarante também pode sofrer punições caso omitir dados, prestar declaração falsa ou inexata: multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente. 

Tanto no caso de atraso quanto em caso de omissões, o valor da multa será dobrado caso a regularização da declaração seja feita após o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS referente. Mesmo a partir do pagamento da multa, o empregador não fica isento de apresentar as informações requeridas pelo governo referentes à RAIS.

E para fechar esse artigo a Contadora e influenciadora digital Jéssica Camila, Professora e Consultora Cybele Ferreira, Contadora e Influenciadora Digital Luanna Araújo e Profª Pollyana Tibúrcio realizaram um bate papo sobre a RAIS, confere esse conteúdo: BATEPAPODODP​ – RAIS

Até o próximo conteúdo, Marileisa Gonçalves.

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