Desenvolvido para simplificar a transmissão de dados tributários, previdenciários e trabalhistas ao Governo Federal, o eSocial altera a forma e os prazos de envio dessas informações e, quando estiver 100% implantado, substituirá cerca de 15 obrigações acessórias, como RAIS, GFIP, CAGED e DIRF.
As mudanças ocorridas na forma de repasse desses dados, no entanto, não criou uma nova legislação. O que o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas fez foi tornar a fiscalização dos dados transmitidos pelas empresas mais eficiente. Sendo assim, regras do eSocial são, na verdade, as novas formas e prazos para o repasse de informações que sempre foram requeridas.
Sistema online, o eSocial cruza dados e reconhece com facilidade o descumprimento de normas, os erros de envio e a inconsistência de informações. Por isso, para impedir atrasos e falhas na transmissão, é preciso que a equipe do DP esteja atenta às regras e a legislação, para evitar multas que podem impactar muito na saúde financeira do negócio.
Neste artigo, nós listamos 7 regras do eSocial que, se descumpridas, geram multas. Confira e atente-se.
1. Não informar a admissão de um trabalhador
Antes do eSocial, a admissão de um colaborador devia ser informada até o sétimo dia do mês posterior à contratação, usando o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
No entanto, se o empregado estivesse em gozo do benefício do seguro desemprego ou se já tivesse dado entrada no requerimento do benefício, o prazo para envio do CAGED seria a data de início das atividades do empregado. Assim, o empregador devia prestar informações ao CAGED na mesma data de admissão do empregado.
As regras do eSocial determinam agora, que a comunicação da contratação seja feita até um dia antes do início da prestação de serviço.
O evento do eSocial referente a essa comunicação é o S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador. Já a admissão preliminar é enviada pelo evento S-2190: Registro Preliminar da Admissão.
Como determina o artigo 47 da CLT, empresas que mantêm colaborador sem registro nos termos do artigo 41 estão sujeitas à multa de R$ 3 mil reais por empregado e R$ 800 (no caso de micro e pequenas empresas). Esses valores dobram em caso reincidência.
2. Não informar alterações de contrato e cadastro de colaboradores
A etapa de saneamento de cadastro do eSocial determina atualização de dados cadastrais e contratuais do colaborador e responsabiliza o empregador pela nutrição do sistema com essas informações durante todo o período de vínculo empregatício.
No ambiente eSocial, as empresas devem registrar qualquer alteração no contrato e manter todos os dados cadastrais do trabalhador atualizados. Os eventos para envio dessas informações são:
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
As informações de alteração devem ser transmitidas até o sétimo dia do mês subsequente à mudança. E a perda desse prazo pode gerar multas de R$ 201,27 a R$ 402,54. Já no caso de informações cadastrais incorretas, o valor da multa é de R$ 600 por empregado prejudicado.
3. Não transmitir dados dos Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs)
O artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR-7 do Ministério do Trabalho, determina que sejam realizados os seguintes exames nos colaboradores:
- admissional: deverá ser realizado antes que o trabalhador assuma suas atividades.
- periódico: deverá ser realizado de acordo com os prazos estabelecidos no PCMSO.
- de retorno ao trabalho: deverá ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto.
- de mudança de função: deverá ser realizado antes da mudança de função ou antes de qualquer alteração de atividade, posto de trabalho ou de setor que implique a exposição do trabalhador a risco diferente daquele a que estava exposto antes da mudança.
- demissional: deverá ser realizado obrigatoriamente em até 10 (dez) dias contados a partir do término do contrato, desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de:
-> 135 (cento e trinta e cinco) dias para as empresas de grau de risco 1 e 2, segundo o Quadro I da NR-4;
-> 90 (noventa) dias para as empresas de grau de risco 3 e 4, segundo o Quadro I da NR-4.
A não realização desses exames ou a não transmissão dos dados dos Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) sujeita a empresa à multa por infração ao artigo 201 da CLT. A quantia, que é determinada pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, e chega ao valor máximo na reincidência, resistência ou simulação do empregador.
4. Não fazer a comunicação de acidente de trabalho
A Lei n° 8.213/91 determina que as empresas devem informar a CAT quando um empregado sofre acidente de trabalho, mesmo que não haja necessidade de afastamento do trabalhador.
Pelas regras, essa informação deve ser transmitida até o primeiro dia útil após o acidente ou imediatamente, caso o empregado tenha ido a óbito. O descumprimento dessa regra sujeita a empresa à multa de R$ 998,00 (limite mínimo do salário-de-contribuição) e R$ 5.839,45 (máximo do salário-de contribuição). Se a empresa for reincidente na infração, esses valores dobram.
Vale ressaltar também que essa multa é ajustada anualmente, segundo tabela do INSS.
Importante destacar que de acordo com o artigo 331 da IN INSS/PRSS 77/2015, parágrafo 3, a CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) entregue fora do prazo, porém antes de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, exclui a possibilidade de pagamento de multa.
5. Não realizar registro de depósito do FGTS
As informações de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), que tem como base legal o artigo 23 da Lei 8.036/90, também devem ser transmitidas pelo eSocial. Ficam sujeitas a multas empresas que:
- não fizerem depósito de parcela do FGTS
- deixarem de computar parcela de remuneração
- ou só efetuarem depósito após notificação
Valores das multas por falta de depósitos do FGTS (art. 23, § 2º da Lei 8036/90):
- R$ 72,35 até 10 empregados, por empregado
- R$ 80,97 de 11 até 30 empregados, por empregado
- R$ 89,38 de 31 até 80 empregados, por empregado
- R$ 97,89 de 81 até 100 empregados, por empregado
- R$ 106,40 acima de 100 empregados, por empregado
Os valores são dobrados na reincidência, oposição ou desacato.
Exemplo:
Empresa com 40 empregados, deve FGTS de 50 empregados
R$ 89,38 x 50 empregados = R$ 4.469,00
6. Não fazer a comunicação de afastamento temporário
As regras do eSocial também determinam a comunicação de afastamento temporário de funcionário, através do evento S-2230 (Afastamento Temporário), por qualquer um dos motivos elencados na Tabela 18 do eSocial, que trata dos Motivos de Afastamento. Como essa informação está ligada ao pagamento de benefícios como auxílio doença, férias e licença maternidade, as multas pelo descumprimento dessa determinação estão entre as mais pesadas.
De acordo com o artigo 92 da Lei 8.212/91, os valores de multa nesses casos podem ir de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
É fundamental estar atento aos prazos de envio:
- Acidente ou Doença até 15 dias: até o dia 07 (sete) do mês subsequente
- Acidente ou Doença superior a 15 dias: até o 16º dia da sua ocorrência, limitado até o dia 07 (sete) do mês subsequente
- Afastamentos ocasionados pela mesma doença ou acidente, dentro do prazo de 60 dias, com duração superior a 15 dias (independente da duração individual de cada atestado) devem ser enviados, isoladamente, até o 16º dia do afastamento ou o dia 07 do mês seguinte (o que ocorrer primeiro)
- Demais afastamentos: até o dia 07 do mês subsequente.
De acordo com a NOTA ORIENTATIVA 2019.18, durante o período de implantação do eSocial, o prazo de envio será até o dia 15 (quinze), ou seja, na primeira competência em que o recolhimento do FGTS se fizer pela nova guia GRFGTS, o prazo retornará até o dia 07.
7. Não entregar o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
A Lei n.º 8.213/91 determina que empregadores forneçam dados sobre empregados expostos a agentes biológicos, físicos, químicos e outros que sejam nocivos à saúde ou à integridade física, durante todo o período em que eles exercerem suas atividades na empresa.
Vale destacar que desde 01.01.2004 (data fixada pela IN INSS/DC 96/2003) é obrigatório elaborar o PPP, que tem como objetivo primordial fornecer informações para o trabalhador quanto às condições ambientais de trabalho, principalmente no requerimento de aposentadoria especial.
As empresas que descumprirem essa regra e não elaborarem ou entregarem o PPP devidamente atualizado na rescisão de contrato de trabalho, para todos os trabalhadores, mesmo que não expostos a agentes nocivos, correrão o risco de autuação, sob pena de multa variável de R$ 636,17 a R$ 63.617,35.
No eSocial, tais informações são transmitidas pelo arquivo S-2240: Condições Ambientais de Trabalho e Fator de Risco e servem para comprovar que o funcionário esteve submetido a riscos durante o trabalho, pois isso pode dar a ele direito à aposentadoria especial.
Como você pode comprovar ao longo deste artigo, estar atento às regras do eSocial é muito importante para evitar que sua empresa sofra punições e tenha de pagar multas que impactam na estabilidade financeira do negócio.
Facilite sua rotina. Baixe esta tabela de multa do eSocial e tenha as informações sobre esses valores sempre às mãos.
